Politica ATLANTIC TOUR
privind protecția datelor personale
Introducere
Conceptul de protecție a datelor cu caracter personal reprezintă dreptul persoanei fizice de a-i fi apărate acele caracteristici care conduc la identificarea sa și obligația corelativă a statului de a adopta măsuri adecvate pentru a asigura o protecție eficientă.
Prin date cu caracter personal se înțeleg acele informații care pot fi puse direct sau indirect în legătură cu o persoană fizică identificată sau identificabilă, cum ar fi, cu titlu de exemplu, numele, prenumele, codul numeric personal, adresa, numărul de telefon, adresa de e-mail, imaginea, vocea, situația economico-financiară, profesia.
Firma ATLANTIC TOUR are ca obiect de activitate furnizarea de servicii, pe bază contractuală, în domeniul turismului. Pentru realizarea acestor servicii, personalul angajat prelucrează date personale puse la dispoziție de diverse entități, pe bază contractuală.
CAP. I. Scop
Această politică prevede condițiile-cadru necesare asigurării nivelului adecvat de protecție a datelor prevăzut de Regulamentul nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către firma ATLANTIC TOUR.
CAP. II. Domeniul de aplicare și modificarea politicii
Politica privind protecția datelor se extinde peste toate prelucrările de date cu caracter personal efectuate de ATLANTIC TOUR și asupra tuturor angajaților acestei firme. Politica va fi revizuită anual sau de câte ori este necesar (în cazul unor modificări în legislația internă/ UE în domeniul protecției datelor cu caracter
personal) și, după aprobarea administratorului firmei, va fi imediat disponibilă, atât angajaților, cât și clienților și partenerilor de afaceri.
CAP. III. Principii pentru prelucrarea datelor personale
Art. 1. Corectitudinea și legalitatea
Pe timpul prelucrării datelor cu caracter personal trebuie protejate drepturile individuale ale persoanelor vizate. Datele colectate/ transferate de un alt operator vor fi prelucrate în mod legal și corect.
Art. 2. Restricție la un anumit scop
Datele personale pot fi prelucrate numai în scopul definit înainte de colectarea acestora și comunicat persoanei vizate. Modificările ulterioare ale scopului sunt posibile doar într-o măsură limitată și necesită o fundamentare solidă.
Art. 3. Transparența
Persoana vizată trebuie informată cu privire la modul în care sunt prelucrate datele sale. În general, datele cu caracter personal trebuie colectate direct de la persoana în cauză. În momentul colectării, persoana vizată trebuie să fie informată despre:
Art. 4. Reducerea și minimizarea datelor
Înainte de a prelucra date personale, trebuie determinat dacă și în ce măsură prelucrarea acestora este necesară pentru atingerea scopului pentru care este efectuată.
Datele personale nu pot fi colectate în avans și stocate în scopuri potențiale viitoare, cu excepția cazului în care acest lucru este impus sau permis de legislația națională sau UE sau cu consimțământul persoanei vizate.
Art. 5. Ștergerea
Datele personale care nu mai sunt necesare după expirarea procesului legal sau prevăzut de contract trebuie șterse. Pot exista situații în care prevederile legale obligă la păstrarea acestor date pe termene predefinite. În acest caz, datele trebuie să fie stocate până la expirarea obligațiilor legale.
Art. 6. Exactitatea și actualitatea datelor
Datele personale colectate trebuie să fie corecte, complete și, dacă este necesar, să fie actualizate. Datele inexacte sau incomplete vor fi actualizate, corectate, suplimentate sau șterse.
Art. 7. Confidențialitatea și securitatea datelor
În cadrul ATLANTIC TOUR datele personale sunt considerate informații confidențiale și sunt protejate prin măsuri organizatorice și tehnice adecvate pentru a preveni accesul neautorizat, prelucrarea sau distribuirea ilegală, precum și pierderea accidentală, modificarea sau distrugerea lor.
CAP. IV. Fiabilitatea procesării datelor
Prelucrarea și utilizarea datelor cu caracter personal este permisă în baza următoarelor temeiuri juridice necesare și, de asemenea, în cazul în care scopul colectării, prelucrării și utilizării datelor cu caracter personal trebuie să fie modificat față de scopul inițial.
Art. 1. Date despre clienți și parteneri
1.1 Prelucrarea datelor pentru o relație contractuală
Datele personale ale potențialilor clienți, clienți existenți și parteneri pot fi procesate în scopul de a încheia, de a executa și de a finaliza un contract.
Aceasta include, de asemenea, servicii de consultanță pentru partener în cazul în care acest lucru are legătură cu scopul contractual.
Anterior unui contract, în timpul fazei de inițiere a acestuia, datele cu caracter personal pot fi procesate pentru a pregăti oferte sau alte documente care să îndeplinească diferite solicitări ale perspectivei legate de încheierea contractului.
Persoanele pot fi contactate în timpul procesului de pregătire a contractului folosind informațiile personale pe care acestea le-au furnizat. Orice restricții solicitate de potențialii clienți trebuie să fie respectate.
1.2 Prelucrarea datelor în scop publicitar
Dacă persoana vizată contactează ATLANTIC TOUR pentru a solicita informații (de ex. să primească materiale informative despre un serviciu oferit de firmă), prelucrarea datelor pentru a răspunde acestei solicitări este permisă.
Acțiunile de publicitate fac obiectul unor cerințe legale suplimentare. Datele personale pot fi prelucrate în scopuri publicitare, de cercetare a pieței și a opiniei publice, cu condiția ca această prelucrare să se realizeze în concordanță cu scopul pentru care datele au fost colectate inițial.
Subiectul (persoana vizată) deținător al datelor trebuie să fie informat cu privire la utilizarea datelor sale în scopuri publicitare. Dacă datele sunt colectate numai în scopuri publicitare, divulgarea de la persoana vizată este voluntară. Persoana vizată trebuie informată că furnizarea datelor personale pentru prelucrarea în scopuri publicitare este voluntară și că trebuie să se obțină un consimțământ din partea persoanei vizate pentru a procesa datele respective în scopuri publicitare.
Atunci când se acordă consimțământul, persoana vizată ar trebui să aibă posibilitatea de a alege între formele disponibile, cum ar fi formulare predefinite tipărite, transmiterea consimțământului prin e-mail sau prin telefon.
Dacă persoana vizată refuză utilizarea datelor sale în scopuri publicitare, datele acesteia nu mai pot fi utilizate în aceste scopuri și trebuie să fie blocate pentru utilizarea în aceste scopuri.
1.3 Consimțământul pentru prelucrarea datelor
Datele pot fi procesate conform consimțământului persoanei vizate. Înainte de ași da consimțământul, persoana vizată trebuie să fie informată despre această politică de protecție a datelor. Declarația de aprobare – consimțământul – trebuie obținut în scris sau în format electronic și păstrat în scopul documentării.
În anumite circumstanțe, cum ar fi conversațiile telefonice, consimțământul poate fi dat verbal. Acordarea consimțământului trebuie să fie documentată.
1.4 Prelucrarea datelor în baza unui interes legitim
Datele personale pot fi, de asemenea, prelucrate în baza unui interes legitim al ATLANTIC TOUR. Interesele legitime sunt, în general, de natură juridică (de exemplu, colectarea creanțelor neachitate) sau de natură comercială (de exemplu, evitarea încălcărilor contractului). Datele personale nu pot fi procesate
în scopul unui interes legitim dacă, în cazuri individuale, există dovezi că interesele persoanei vizate necesită protecție și că aceasta prevalează. Înainte de procesarea datelor, este necesar să se determine dacă există o astfel de situație.
1.5 Prelucrarea datelor sensibile
Datele cu caracter personal sensibile pot fi procesate numai dacă legea impune acest lucru sau persoana vizată și-a dat acordul expres. Aceste date pot fi, de asemenea, prelucrate numai dacă este obligatoriu pentru îndeplinirea, exercitarea sau apărarea revendicărilor legale referitoare la persoana vizată. Dacă există intenția de a procesa datele sensibile, responsabilul pentru protecția datelor cu
caracter personal trebuie să fie informat în prealabil.
1.6 Decizii individuale automate
Prelucrarea automată a datelor cu caracter personal, care este utilizată pentru a evalua anumite aspecte, nu poate fi singura bază pentru deciziile care au consecințe juridice negative sau care ar putea afecta în mod semnificativ persoana vizată. Persoana vizată trebuie informată cu privire la faptele și
rezultatele deciziilor individuale automatizate și are posibilitatea de a răspunde.
Pentru a evita deciziile eronate, un test și o verificare a plauzibilității trebuie făcute de către un angajat.
1.7 Date utilizator și internet
Dacă datele cu caracter personal sunt colectate, prelucrate și utilizate pe site-uri web sau în aplicații, persoanele vizate trebuie să fie informate despre acest lucru într-o notă de informare și, dacă este cazul, informații despre cookie-uri. Nota de informare și orice informații despre cookie-uri trebuie integrate astfel încât să fie ușor de identificat, direct accesibile și disponibile în mod constant pentru
persoanele vizate.
Dacă sunt create profiluri de utilizare (urmărire) pentru a evalua utilizarea siteurilor web și a aplicațiilor, persoanele vizate trebuie să fie întotdeauna informate în mod corespunzător în nota de informare.
În cazul în care site-urile sau aplicațiile pot accesa date cu caracter personal întro zonă limitată la utilizatorii înregistrați, identificarea și autentificarea persoanei vizate trebuie să ofere protecție suficientă în timpul accesului.
Art. 2. Datele angajatului
2.1 Prelucrarea datelor pentru relația de muncă
În relațiile de muncă, datele personale pot fi procesate dacă este necesar pentru a iniția, efectua și a închide contractul de muncă. La inițierea unei relații de muncă, datele personale ale solicitanților pot fi procesate. Atunci când candidatul este respins, datele sale trebuie să fie șterse (în conformitate cu
perioada de păstrare necesară), cu excepția cazului în care solicitantul a fost de acord ca datele sale să rămână în dosar pentru un viitor proces de selecție. De asemenea, este necesar să se acorde consimțământul pentru a utiliza datele atunci când se dorește continuarea proceselor de aplicare sau înainte de partajarea datelor cu alte companii.
Dacă în timpul procedurii de aplicare este necesară colectarea informațiilor despre un solicitant de la o terță parte, trebuie de-asemenea respectate cerințele legale corespunzătoare.
În raportul de muncă existent, scopul prelucrării datelor trebuie să se coreleze întotdeauna cu scopul contractului de muncă dacă nu există niciuna dintre următoarele circumstanțe pentru prelucrarea datelor autorizate.
2.2 Prelucrarea datelor în baza unui interes legitim
Datele personale pot fi, de asemenea, prelucrate în cazul în care este necesar să se susțină un interes legitim al ATLANTIC TOUR. Interesele legitime sunt, în general, de natură juridică (de exemplu, depunerea, aplicarea sau apărarea împotriva plângerilor juridice, recuperarea creanțelor etc.).
Măsurile de control care necesită prelucrarea datelor angajatului pot fi luate numai dacă există o obligație legală de a face acest lucru sau există un motiv legitim. Chiar dacă există un motiv legitim, trebuie examinată întotdeauna proporționalitatea măsurii de control. Interesele justificate ale companiei în
aplicarea măsurilor de control (de exemplu, respectarea dispozițiilor legale și a normelor și regulamentelor interne ale companiei) trebuie să fie cântărite față de orice interese ale angajatului care trebuie să fie protejate astfel încât măsurile de control sa fie adecvate.
2.3 Prelucrarea datelor sensibile
Datele cu caracter personal sensibile pot fi procesate numai în anumite condiții.
Acestea sunt date despre originea rasială și etnică, convingerile politice, credințele religioase sau filosofice, precum și despre sănătatea și orientarea sexuală a persoanei vizate sau datele care se referă la cazierul juridic. Astfel de date pot fi prelucrate când există obligații legale sau când este dobândit
consimțământul expres al persoanei vizate.
2.4 Decizii automate
Dacă, la un moment dat, datele personale sunt prelucrate automat ca parte a raporturilor de muncă și anumite date personale specifice sunt evaluate automat (de exemplu, în cadrul selecției personalului sau al evaluării profilurilor de competențe), această prelucrare automată nu poate constitui singura bază pentru deciziile care ar putea avea un impact negativ asupra angajatului respectiv.
Pentru a evita deciziile eronate, procesul automatizat trebuie să fie asistat de o persoană fizică ce evaluează conținutul situației și această evaluare este baza deciziei. Persoana vizată trebuie, de asemenea, să fie informată despre rezultatele deciziilor individuale automatizate și despre posibilitatea de a-și face
cunoscut punctul de vedere/ contesta rezultatele.
2.5 Telecomunicații și internet
Echipamentele telefonice, adresele de e-mail, intranetul și internetul împreună cu aplicațiile interne sunt furnizate de companie în primul rând pentru sarcini legate de muncă. Ele sunt un instrument și o resursă a companiei. Acestea pot fi utilizate în cadrul reglementărilor legale aplicabile și al politicilor interne ale
companiei. În cazul utilizării autorizate în scopuri personale, se va ține cont de prevederile regulamentului și procedurilor interne și de legislația specifică privind telecomunicațiile.
Nu va exista o monitorizare generală a comunicațiilor telefonice și de e-mail sau a utilizării intranetului/ internetului. Pentru protecția împotriva atacurilor asupra infrastructurii IT sau a utilizatorilor individuali, pot fi implementate măsuri de protecție pentru conexiunile la rețeaua ATLANTIC TOUR care blochează
conținutul dăunător din punct de vedere tehnic sau care analizează modelele de atac. Din motive de securitate, pot fi monitorizate utilizarea echipamentelor telefonice, a adreselor de e-mail, a intranetului/ internetului și a aplicațiilor interne pentru o perioadă temporară. Evaluările acestor date referitoare la o
anumită persoană pot fi făcute doar într-un caz concret, justificat de suspiciunea de încălcare a legilor sau a politicilor și procedurilor ATLANTIC TOUR.
Evaluările pot fi efectuate numai de către comisia de investigare, asigurându-se, în același timp, respectarea principiului proporționalității. Legislația națională relevantă trebuie respectată în același mod ca și regulamentul intern.
CAP. V. Transmiterea datelor cu caracter personal
Transmiterea datelor cu caracter personal către destinatarii din afara sau din interiorul ATLANTIC TOUR este supusă cerințelor de asigurare a confidențialității pentru prelucrarea datelor cu caracter personal în conformitate cu prezenta politică. Beneficiarul datelor trebuie să utilizeze datele numai în
scopurile definite.
În cazul în care datele sunt transmise unui destinatar dintr-o țară terță, acesta trebuie să fie de acord să mențină un nivel de protecție a datelor personale echivalent cu această politică de protecție a datelor și în concordanță cu prevederile GDPR.
CAP. VI. Prelucrarea datelor prin împuterniciți
Prelucrarea datelor printr-un împuternicit care este angajat să proceseze date cu caracter personal înseamnă că acesta va respecta Regulamentul 679/2016 și această Politică fără a-și asuma responsabilitatea pentru procesele de afaceri conexe. În aceste cazuri, trebuie încheiat un contract privind prelucrarea datelor cu caracter personal. Împuternicitul poate procesa date personale numai conform
instrucțiunilor operatorului.
La încheierea acordului, trebuie îndeplinite următoarele cerințe iar departamentul care plasează comanda trebuie să se asigure că acestea sunt îndeplinite:
În special, datele cu caracter personal din Spațiul Economic European (EEA) pot fi procesate într-o țară terță din afara EEA numai dacă furnizorul poate dovedi că dispune de un standard de protecție a datelor echivalent cu această politică de protecție a datelor.
CAP. VII. Drepturile persoanei vizate
Fiecare persoană vizată are drepturile de mai jos iar afirmarea lor trebuie să fie tratată imediat de către responsabilul cu protecția datelor personale și nu poate constitui un dezavantaj pentru persoana vizată.
Art. 1. Persoana vizată poate solicita informații cu privire la ce date cu caracter personal care o privesc au fost stocate, cum au fost colectate datele și în ce scop. Dacă există drepturi suplimentare pentru a vizualiza documentele angajatorului (de exemplu, dosarul de personal) în cazul unor relații de muncă în conformitate cu legile relevante privind ocuparea forței de muncă, acestea nu vor fi afectate.
Art. 2. Dacă datele cu caracter personal sunt transmise terților, trebuie furnizate informații despre identitatea destinatarului sau a categoriilor de destinatari.
Art. 3. Dacă datele cu caracter personal sunt incorecte sau incomplete, persoana vizată poate solicita corectarea acestora sau completarea lor.
Art. 4. Persoana vizată poate obiecta privind prelucrarea datelor sale în scopuri de publicitate sau de cercetare de piață sau de opinie. Datele trebuie să fie blocate pentru aceste tipuri de utilizare.
Art. 5. Persoana vizată poate solicita ștergerea datelor sale dacă prelucrarea acestor date nu are un temei juridic sau dacă temeiul juridic a încetat să se aplice. Același lucru este valabil și în cazul în care scopul prelucrării datelor a expirat sau a încetat să mai fie aplicabil din alte motive. Se va acorda atenție
perioadelor de păstrare și posibilelor conflicte de interes.
Art. 6. Persoana vizată are dreptul de a se opune prelucrării datelor sale și acest lucru trebuie luat în considerare dacă protejarea intereselor sale are prioritate față de interesul operatorului de date în urma unei situații personale specifice. Acest lucru nu se aplică dacă există o dispoziție legală ce impune ca datele să fie procesate.
CAP. VIII. Confidențialitatea prelucrărilor
Datele personale sunt considerate confidențiale. Orice colectare, prelucrare sau utilizare neautorizată a acestor date de către angajați este interzisă. Orice procesare de date efectuată de un angajat care nu a fost autorizat să o îndeplinească, ca parte a îndatoririlor sale legitime, este neautorizată. Se aplică
principiul “necesitații de a cunoaște – need to know”. Angajații pot avea acces la date personale numai după cum este adecvat pentru tipul și scopul sarcinii de serviciu în cauză. Acest lucru necesită o defalcare atentă și separarea, precum și punerea în aplicare a rolurilor și responsabilităților. Angajaților li se interzice să utilizeze date cu caracter personal în scopuri private sau comerciale, să le
dezvăluie persoanelor neautorizate sau să le pună la dispoziție în orice alt mod. Șefii de departamente trebuie să-și informeze angajații la începutul relației de muncă cu privire la obligația de a proteja confidențialitatea datelor personale și a informațiilor. Această obligație rămâne în vigoare chiar și după încheierea perioadei de angajare.
CAP. IX. Securitatea prelucrării
Datele personale trebuie să fie protejate împotriva accesului neautorizat și a prelucrării sau dezvăluirii ilegale, precum și a pierderii, modificării sau distrugerii accidentale. Acest lucru se aplică indiferent dacă datele sunt prelucrate electronic sau pe suport de hârtie. Înainte de introducerea noilor
metode de prelucrare a datelor, în special a noilor sisteme informatice, trebuie definite și implementate măsuri tehnice și organizatorice de protecție a datelor cu caracter personal. Aceste măsuri trebuie să se bazeze pe stadiul tehnicii, pe riscurile procesării și pe necesitatea de a proteja datele (determinate în procesul de clasificare a informațiilor).
În cazuri particulare, departamentul responsabil se poate consulta cu responsabilul cu securitatea informațiilor. Măsurile tehnice și organizatorice pentru protecția datelor cu caracter personal fac parte din managementul securității informațiilor companiei și trebuie adaptate în mod continuu la
evoluțiile tehnice și schimbările organizaționale.
CAP. X. Controlul protecției datelor
Respectarea politicii de protecție a datelor personale și a legilor aplicabile privind protecția datelor este verificată în mod regulat prin intermediul auditurilor de protecție a datelor și al altor controale. Efectuarea acestor controale revine responsabilului cu protecția datelor personale și altor entități ale
societății cu drepturi de audit sau auditori externi angajați. Rezultatele controalelor privind protecția datelor trebuie raportate administratorului ATLANTIC TOUR.
La cerere, rezultatele controalelor privind protecția datelor vor fi puse la dispoziția Autorității de supraveghere responsabilă de protecția datelor, care poate efectua propriile controale, conform legislației UE/naționale.
CAP. XI. Incidente de securitate privind protecția datelor
Toți angajații trebuie să informeze imediat șeful de departament sau responsabilul cu protecția datelor cu privire la cazurile de încălcare a acestei Politici de protecție a datelor sau altor reglementări privind protecția datelor cu caracter personal (incidente de protecție a datelor).
În cazurile de:
rapoartele impuse de firmă prin procedurile de raportare și management al incidentelor de securitate a informațiilor trebuie făcute imediat, astfel încât să poată fi respectate toate obligațiile de raportare în conformitate cu legislația națională/UE.
CAP. XII. Responsabilități și sancțiuni
Funcțiile executive (șefii de departamente) sunt responsabile pentru prelucrarea datelor în zona lor de responsabilitate. Prin urmare, acești angajați sunt obligați să se asigure că cerințele legale pentru protecția datelor și cele conținute în politica de protecție a datelor personale sunt îndeplinite. Personalul de conducere este responsabil pentru asigurarea măsurilor organizatorice, tehnice și a celor care țin de resursele umane pentru ca orice prelucrare a datelor să se efectueze în conformitate cu protecția datelor. Conformitatea cu aceste cerințe este responsabilitatea fiecărui angajat relevant. Dacă Autoritatea de
supraveghere efectuează un control de protecție a datelor, trebuie informat imediat responsabilul cu protecția datelor personale.
Responsabilul cu protecția datelor personale este persoana de contact pentru relații privind protecția datelor. Acesta poate efectua verificări și trebuie să-i familiarizeze pe angajați cu conținutul politicilor de protecție a datelor.
Departamentele responsabile cu procesele și proiectele de afaceri trebuie să informeze responsabilul cu protecția datelor personale în timp util cu privire la o nouă prelucrare a datelor cu caracter personal. Pentru prelucrarea datelor care pot prezenta riscuri speciale pentru drepturile individuale ale persoanelor vizate, responsabilul cu protecția datelor personale trebuie să fie informat înainte de
începerea procesării. Acest lucru este valabil în special la date personale extrem de sensibile.
Prelucrarea necorespunzătoare a datelor cu caracter personal sau alte încălcări ale legilor privind protecția datelor conduce la suportarea sancțiunilor prevăzute de reglementările interne, legislația națională în vigoare și de Regulamentul UE nr.679/2016.
CAP. XIII. Responsabilul cu protecția datelor personale
Responsabilul cu protecția datelor personale, fiind independent intern de subordonarea profesională, activează în vederea respectării reglementărilor naționale și internaționale privind protecția datelor. El este responsabil pentru politica de protecție a datelor și supraveghează respectarea acesteia.
Responsabilul cu protecția datelor personale este desemnat de administratorul ATLANTIC TOUR.
Șefii de departamente au obligația să informeze cu promptitudine responsabilul cu protecția datelor cu caracter personal despre apariția oricăror riscuri de protecție a datelor personale.
Orice persoană vizată poate să se adreseze responsabilului cu protecția datelor personale, în orice moment, pentru a pune întrebări, a solicita informații sau să depună plângeri legate de protecția datelor sau de problemele de securitatea datelor personale. Dacă există solicitări, plângerile vor fi tratate în mod
confidențial.
Dacă responsabilul cu protecția datelor personale în cauză nu poate rezolva o plângere sau remedia o încălcare a politicii pentru protecția datelor, se va solicita consultanță la Autoritatea de supraveghere.
Deciziile luate de responsabilul cu protecția datelor personale pentru a remedia încălcările privind protecția datelor trebuie să fie susținute de conducerea firmei. Anchetele și controalele efectuate de Autoritatea de supraveghere trebuie să fie întotdeauna raportate către conducerea firmei.
CAP. XIV. Definiții
CAP. XIV. Dispoziții finale
Responsabilul cu protecția datelor personale (DPO) este desemnat pentru revizia acestei politici în conformitate cu cerințele interne.
Această politică a fost aprobată de administratorul ATLANTIC TOUR.